Hoe minder je hoeft te onthouden, hoe minder stress – zo simpel is het’

Steeds achter de feiten aan lopen – Blendle-manager Rick Pastoor kent het gevoel. Om niet langer overspoeld te worden, ontwikkelde hij een slimme methode om de grip op zijn werk en privéleven weer terug te krijgen.

Veel werkenden kennen vast het probleem: je raakt bedolven onder e-mail, komt niet toe aan wezenlijke taken en een gezonde balans tussen werk en privé is ver te zoeken, met alle stress van dien. Blendle-manager Rick Pastoor (30) schreef het handboek GRIP, dat je in een paar stappen leert stukken efficiënter te werken. ,,Niet de losse onderdelen zijn nieuw,” zegt Pastoor, ,,maar wel de manier waarop ik die heb gecombineerd in één toegankelijke methode die je bij de hand neemt en stapje voor stapje vooruithelpt.” Vier hoofdpunten op een rij.

1. Je agenda is heilig

Zorg ervoor dat je agenda het ankerpunt wordt aan de hand waarvan je je dag vormgeeft. ,,Dat klinkt voor de hand liggend, maar ik zie zowel jonge mensen als ervaren werknemers werken zonder enig overzicht en dan heb je ook geen controle over je werkweek.” 

Een goede planning geeft helderheid over de hoeveelheid tijd die je op een dag beschikbaar hebt. Agendeer je belangrijkste taken op een dag en leg je afspraken vast, inclusief de reistijd die ervoor nodig is. ,,Vreemd genoeg doen veel mensen dat laatste niet, waardoor ze denken op een dag veel meer tijd te hebben dan in werkelijkheid het geval is, omdat die afspraak in Rotterdam geen uurtje, maar bijna drie uur kost. Als iemand dan aan je vraagt of je een bepaalde klus kunt doen, maak je de denkfout dat dat nog wel lukt, maar zit je vervolgens in de stress.”

Overzicht over de tijd die overblijft is tussen bepaalde werkzaamheden en afspraken door, maakt het makkelijker om nee te zeggen. ,,En als er plotseling iets acuuts tussendoor komt, zie je meteen wat je kunt doorschuiven en naar welke dag.”

2. Bewaar niets meer in je hoofd

,,Hoe minder je hoeft te onthouden, hoe minder stress – zo simpel is het.” Dus leg alles wat je bedenkt meteen ergens vast, zegt Pastoor. ,,Ik heb een app op mijn telefoon waarin ik alles noteer, bijvoorbeeld actiepunten na een vergadering. Kom ik iemand tegen of heb ik een afspraak, dan kan ik simpel even het lijstje oproepen van wat ik ook alweer moest vragen of bespreken.”

Op een takenlijst staan de dingen die hij kan doen op de momenten dat er geen afspraken in zijn agenda staan of hij ruimte heeft. ,,Zo’n to-dolijst kan op papier, maar digitaal is handiger omdat je dan ook kunt ordenen op projecten of personen. Voor Mac-gebruiker raad ik meestal het programma Things aan, en Todoist voor Android of Windows. Daar kun je eenvoudig mee beginnen, ook als je niet zo digitaal bent ingesteld.”

3. Maak tijd voor e-mail

,,De meeste mensen nemen veel tijd voor e-mail, maar maken er geen tijd voor. Daarmee bedoel ik dat e-mail vaak onze dag bepaalt, we reageren er de hele dag door op. Daardoor kom je niet toe aan wat er écht toe doet.” Het werkt volgens hem beter als je drie keer per dag een halfuur reserveert voor je e-mail en die dan ook goed te lezen – want hoe vaak gebeurt het niet dat iemand maar de helft van de vragen beantwoordt? ,,Alles wat in twee minuten kan, handel ik direct af en archiveer ik. Bij de rest bedenk ik wat ik ermee moet, ik plan er ruimte voor in mijn agenda, laat de afzender weten dat ik zijn bericht heb gezien en wanneer ik erop terugkom. Zo slibt mijn mailbox niet dicht en hou ik overzicht.”

Als hij iemand laat weten dat diegene vrijdag antwoord krijgt en hij plant het in voor donderdag, krijgt die persoon eerder bericht dan verwacht en laat hij ook nog een positieve indruk achter. ,,Iedereen blij.”

Als je alleen de urgente dingen doet, word je niet ontslagen. Maar als je een salarisver­ho­ging wilt, moet je vooral de belangrij­ke dingen doen

Rick Pastoor

4. Blik elke week terug en vooruit

Elke vrijdag neemt hij de tijd om na te denken over hoe zijn week was en wat hij de komende week gaat doen. ,,Zo’n review doe ik wekelijks, eenmaal per kwartaal en jaarlijks. Ik blik terug en vooruit, bedenk ik wat er wel en niet goed ging, wat ik anders ga doen en waar ik heen wil.” Die tijdsinvestering betaalt zich meer dan terug, merkt Pastoor, omdat je al snel verzandt in alles wat nu acuut is en de belangrijke, maar niet-acute werkzaamheden blijven liggen terwijl die op de langere termijn veel wezenlijker zijn. 

Nu niet investeren in je kennis, betekent achterlopen in de toekomst. ,,Niet sporten is nu niet erg, maar over tien jaar wel. Als je alleen de urgente dingen doet, word je niet ontslagen. Maar als je een salarisverhoging wilt, moet je vooral de belangrijke dingen doen.” Daar vallen ook privézaken onder, want om optimaal te presteren moet de balans tussen werk en privé goed zijn. 

Pastoor: ,,Als je deze vier stappen zet, heb je niet alleen minder stress, maar ook controle over je tijd en maak je betere keuzes. Zo ontstaat er ruimte voor de grote dromen die we allemaal hebben. Dat hoeft geen hoogdravende missie te zijn, maar iets waar je energie van krijgt; iemand die ik ken is naast zijn werk een website voor LEGO-verhuur gestart, en mijn vader is begonnen met drumles. Dat vind ik te gek.”

 Dit artikel stond op www.ad.nl