Hoe te handelen bij videovergaderingen

Zet je microfoon uit als je niet praat en andere tips voor videomeetings.

Nu een groot deel van Nederland vanuit huis werkt, is de videovergadering een populair middel om met collega’s in contact te blijven. Maar hoe organiseer je een online vergadering efficiënt? Tips voor beginnende video-vergaderaars.

Maandagochtend werden mijn collega’s en ik vooral wat lacherig van zo’n communicatiemiddel. Een deel was in huispak, de andere helft had zich volledig opgedirkt. Op dinsdag ontstond er al wat frustratie over mensen die te laat inbelden, waardoor de rest wat ongemakkelijk voor zich uit tuurde. En op woensdag werd het vooral een chaos van mensen die elkaar interrumpeerden, of elkaars zinnen aanvulden. Omdat vergadersoftware van Google Hangouts in principe de pratende persoon toont, leek het alsof het scherm op hol sloeg.

En dan hebben we het nog niet eens over een partner die net tijdens jouw videomeeting in dezelfde ruimte gaat bellen. Of een pas gedoucht kind dat schaarsgekleed in beeld verschijnt. Of die collega die een heel verhaal afsteekt zonder dat iemand er ook maar iets van hoort, omdat zijn microfoon uitstaat. Dit moet beter, makkelijker en vooral efficiënter kunnen. ‘Tot zes personen zijn regels niet per se nodig, maar met meer mensen is het wel echt handig’, zegt Bouke van Kleef, eigenaar van AVK Training & Coaching. Zijn bedrijf geeft trainingen aan bedrijven op het gebied van digitale vaardigheden en slimmer werken en is gespecialiseerd in digitaal vergaderen.

Bedenk welk doel de videovergadering heeft

De videomeeting blijkt dus een prima alternatief voor dat uur dat je normaal met z’n allen in een hokje zat. Toch roept het de vraag op: kunnen we niet beter chatten, mailen of bellen om te overleggen?

Joost Cornelissen vindt van niet. Hij is een van de eigenaren van Qikker Online, een bedrijf waar een groot deel van de medewerkers op afstand werkt. Ook het contact met klanten is veelal digitaal. ‘Aan de telefoon weet je natuurlijk niet of iemand ondertussen ranja voor z’n kind inschenkt, of naar de supermarkt loopt. Bij een videomeeting zie je dat iedereen er klaar voor zit en betrokken is.’

Wel pleit hij ervoor om duidelijke afspraken te maken over hoe je welk kanaal gebruikt. Gebruik de chat bijvoorbeeld voor korte vragen, de dingen waarvoor je normaal gesproken naar iemand zou toelopen en een videomeeting als je samen met collega’s ergens over wil nadenken, als je hun ‘cognitieve kapitaal’ nodig hebt.

Let op hoe je erbij zit

Kies als eerst de plek waar je gaat zitten tijdens de videomeeting. Doe dat bij voorkeur niet in een omgeving waar veel andere mensen zitten en praten, dat leidt straks alleen maar af. ‘Let er ook op dat de achtergrond niet te druk is’, zegt Van Kleef. ‘En zorg ervoor dat het licht niet van achter komt, want dan word je zelf een zwarte vlek.’

En nu we het toch over de presentatie hebben, let ook op hoe je er zelf bij zit. Het lekkere aan thuiswerken is natuurlijk dat je de godganse dag in joggingbroek kan lopen, zonder dat iemand het doorheeft, maar combineer dat tijdens een videovergadering in ieder geval met iets representatiefs.

Kom op tijd

Grootste ergernis bij remote meetings is volgens Cornelissen te laat aanschuiven. ‘Je weet niet of iemand net aan het doortrekken is en over 2 seconden klaarzit, of dat hij of zij de meeting helemaal vergeten is’, zegt hij. Ben je later, laat dit dan even weten. ‘En zeg je dat je vijf minuten later bent, ben er dan ook over vijf minuten en niet pas over een kwartier.’

Van Kleef vindt laatkomers een grote verspilling. ‘Stel je bent met tien mensen en iemand is vijf minuten te laat. Dat is dan tien keer vijf minuten, is vijftig minuten verspilde werktijd. Te laat komen is echt not done.’ Wie later komt in een meeting met de trainer heeft dan ook pech, hij begint om de afgesproken tijd. Om onbedoelde laatkomers te voorkomen, laat hij wel iedereen voor aanvang even testen hoe het inloggen werkt en of de geluids- en beeldinstellingen kloppen.

Cornelissen tipt nog om laatkomers aan te spreken via de chat. Vaak schuiven zij dan alsnog direct aan.

Gebruik een headset

Ook als je alleen in een ruimte zit? Ja, ook als je alleen in een ruimte zit. Anders gaat je geluid galmen. En niets zo irritant als jezelf de hele tijd horen echoën.

Van Kleef heeft geïnvesteerd in een fancy koptelefoon met meerdere mirofoons, zodat het omgevingsgeluid weggefilterd wordt, maar hij vindt vrijwel alles beter dan geen microfoon. Zo doen de standaard oortjes die bij een smartphone geleverd worden prima dienst.

Cornelissen is iets gepassioneerder over professionele headsets. ‘Ik hoop echt dat iedereen in Nederland die de komende tijd veel gaat videobellen, even zo’n ding bestelt. De kwaliteit van het geluid wordt zoveel beter. Een headset hoeft niet duur te zijn en het is echt een must have.’

Belangrijkste regel: microfoon uit als je niet praat

Het kan behoorlijk irritant worden als de hele groep geluid produceert. Dan hebben we het over tegelijkertijd praten, maar ook over omgevingsgeluid. Dat de huisgenoot van een collega net gaat koffiezetten, kan nogal storend zijn. De microfoon uitzetten als je niet aan het woord bent, zorgt er ook voor dat het beeld niet de hele tijd verspringt naar de luidruchtigste deelnemer. ‘En het helpt om elkaar te laten uitpraten’, aldus Cornelissen.

Vraag het woord

Hoewel je elkaar ziet, gaat er toch flink wat non-verbale communicatie verloren in een videovergadering. Oogcontact maken gaat niet. En hoe laat je merken dat je graag het woord wil?

Hysterisch voor de webcam gaan zwaaien hoeft echt niet. Cornelissen tipt om gewoon je microfoon aan te zetten. Dat ziet de rest, waardoor het logisch is dat jij hierna gaat praten.

Van Kleef vult aan: ‘Veel programma’s waarmee je kunt videobellen, hebben een chatfunctie. Hiermee kun je aangeven dat je ergens op wil inhaken. Zeker in grotere online vergaderingen is het verstandig een duidelijke voorzitter te hebben die het woord geeft aan een spreker.’

Neem regelmatig een pauze

Na zo’n 20 minuten is de concentratie meestal wel op, weet Van Kleef uit de praktijk. Neem dan 3 minuten pauze of doe een opdracht. Andere oplossing natuurlijk: zorg dat de meeting slechts 20 minuten duurt en kijk nog eens kritisch naar de agenda.

Begin met een rondje hoe iedereen zich voelt

Omdat non-verbale communicatie voor een deel wegvalt, is het moeilijk in te schatten hoe iemand zich voelt. Begin daarom een videomeeting altijd met een kort rondje, waarin mensen kunnen zeggen hoe het gaat, tipt Cornelissen. ‘Zelf vragen we altijd of collega’s zichzelf een kleur willen geven: groen, oranje of rood.’ Als een verkeerslicht? ‘Ja, groen is natuurlijk top. Is het oranje of rood dan gaan we hier even op in, zo voelt de ander zich gehoord en begrepen.’

Wees slim bij slechte internetverbindingen

Soms laat de wifi je in de steek. Zeker als je met meerdere mensen in een meeting zit, wordt de verbinding zwaarder. Probeer het scherm zo min mogelijk te bewegen en ga ook niet scrollen als je aan het woord bent.

Cornelissen heeft een tip voor als het echt dramatisch wordt: ‘Deel dan alleen je beeld en bel elkaar daarnaast via de mobiel voor het geluid. Je kunt namelijk met je telefoon ook met meerdere mensen tegelijk bellen.’

Zwaai even als je weggaat

Gewoon, omdat dat leuk is.

BRON: www.volkskrant.nl

 

Font Resize